Adiós al multitasking: los consejos de una experta en manejo del tiempo para no trabajar más sino mejor

Queremos abarcarlo todo y terminamos haciendo poco. O mucho, pero de mala manera. Nos topamos con más distracciones que en cualquier otro momento de la historia y nuestro cerebro tiene que lidiar con constantes notificaciones que afectan nuestra concentración y productividad. Ya sea de forma remota o presencial. Según la coach especialista en gestión de tiempo Patricia Benayas, antes la concentración de una persona iba desde los 45 minutos a la hora. Pero ahora no logramos concentrarnos más de ocho minutos en una tarea antes de que nuestra mente se disperse. La española, que se dedicó por 20 años a la planificación de eventos, ahora ayuda a las personas a organizar sus días para ser más productivas y también más felices. No precisamente para trabajar más, sino mejor. Estos son sus consejos.

Enterrar el multitasking

Para la experta, el objetivo que tenemos que tener en mente es la excelencia. Y solo se logra llegar a eso poniendo el foco en una sola tarea, no en cinco. “El multitasking no sirve para nada, es la mejor forma de hacer dos cosas mal al mismo tiempo”, dice. Aquí entran en juego las notificaciones. “Si quieres trabajar de forma eficiente, que es distinto a solo estar ocupada, no puedes darte el lujo de tener tantas distracciones”, dice. Y para eso, hay que desconectar.

Desconectarse de las aplicaciones y los mails

“Tenemos exceso de información por todos lados. Lo primero que hay que hacer es decidir, de todas las aplicaciones que tienes, cuáles son las que de verdad te aportan algo a tu trabajo”, dice Benayas. En el teléfono aconseja tener todas las notificaciones silenciadas, sobre todo los grupos de WhatsApp. “Creemos que no podemos estar desconectados, pero no hay casi ninguna urgencia que no pueda aguantar 90 minutos”, dice.

Lo más importante en las primeras horas

Las primeras horas del día suelen ser las más productivas laboralmente hablando. Benayas recomienda utilizar esas horas de mayor concentración para hacer lo más importante primero. A medida que sea posible, deberíamos dedicarle al menos una hora completa sin interrupciones de ningún tipo. “Hay menos interrupciones. Esa hora va a ser la más productiva de todas. Los mails no son esenciales, a no ser que trabajemos directamente con servicio al cliente”, explica. La experta aconseja anotar en un bloc de papel las interrupciones o urgencias que vayan surgiendo. Así se evalúan al terminar lo más urgente. Recomienda aplicar lo que llama como terminator: terminar cosas, no empezarlas.

Usar lápiz y papel

“Analizamos las cosas mejor cuando escribimos a mano que cuando escribimos en el computador”, dice. Sobre todo si se está enfocado en algo y se tiene que salir de ahí para entrar al calendario virtual. Recomienda tener un bloc de notas donde escribir y anotar todo lo pendiente que vaya surgiendo. “Luego planifico cuándo hacerlo y recién lo paso a una agenda, virtual o no. Primero lo apuntas, luego lo piensas y decides qué tienes que hacer y cuánto tiempo te va a llevar”, dice.

Dividir las tareas

Una manera de abordar un proyecto grande o algo que nos abruma es dividir los proyectos: hacer una lista de todas las pequeñas tareas que tenemos que cumplir para llevarlo a cabo. “Así es más fácil para el cerebro entenderlas. Si nos ponemos como meta algo muy amplio, el cerebro no sabe por dónde empezar. Cuando no sabemos por dónde empezar o qué hacer nos ponemos a contestar mails. Estás ocupada pero no estás siendo productiva”, dice.

Reuniones de 10 minutos

La clave para hacer reuniones que valgan la pena es que participen solo las personas estrictamente necesarias, dice la experta. “La gente cree que por estar reunida es más importante, pero estamos perdiendo tiempo”, dice. Aconseja que quien organice las reuniones prepare un orden del día con los temas específicos a tratar. Ella es entusiasta de las reuniones de 10 minutos durante la mañana, donde nadie se sienta y donde se evalúa cómo van los avances. De presentarse un problema, se quedan quienes están involucrados y así se evitan atascos.

Poner un límite

Sobre todo desde que la pandemia alteró nuestras rutinas, es fundamental poner límites y horarios: desconectar. “Aunque trabajes en casa, siempre tienes que ponerte un horario. Y cumplirlo. O trabajar por objetivos”, dice. Benayas aconseja enviarle señales al cerebro. “Media hora antes de nuestro horario hay que poner una alarma. Se van cerrando los temas y se hace una revisión de cómo ha ido el día. Ya le diste la orden al cerebro de que terminaste”, dice. La revisión para ella es casi más importante que la planificación, porque es la única forma de evaluar qué hemos hecho bien o qué es lo que sigue pendiente.