Los pasos tecnológicos del gobierno para acabar con la burocracia

Cualquier sonido, símbolo o proceso digital, que permita al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor, se considera como firma electrónica.

Parece sencillo, pero independiente de las tecnologías que existen para su aplicación, las entidades públicas y privadas deben llevarlo a la práctica. Esta es la misión en la que está empeñada la División de Gobierno Digital de la Segpres, desde que se promulgó el reglamento que crea la Firma Electrónica Avanzada (FEA), en 2014.

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Según indica la plataforma online de la Agenda Digital (agendadigital.gob.cl), hasta el momento, se ha logrado la adopción de esta tecnología en el 91% de las carteras ministeriales. Otro objetivo era llegar a la adopción de la FEA por 50 servicios públicos u otros órganos del Estado, lo que se ha logrado en un 30% (ver tabla). Ambas metas finalizan en junio de 2018.

La firma electrónica permite procesar un mayor volumen de documentación en menor tiempo, optimizando el seguimiento a la tramitación de los mismos, reduciendo los tiempos de espera y optimizando los costos asociados a los trámites. Incluye la utilización de un sistema encriptado que protege firmas, así como también estipula el uso de un multipass para asegurar estándares de autentificación. De esta forma, los actos, contratos y documentos de los órganos del Estado, suscritos mediante firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los expedidos por escrito y en soporte de papel.

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Implementación

Juan Cristóbal Palma, jefe de la División de Gobierno Digital de Segpres, es optimista con respecto a la implementación de la FEA en estos años. "Gran parte de las instituciones identifican una oportunidad de convertir esta metodología en una herramienta para agilizar sus procesos internos, mejorando la gestión, asegurando mayor trazabilidad y generando mayor transparencia", dice.

De hecho, una de las primeras cosas que hicieron fue elaborar una estrategia de explicación y difusión de los aspectos técnicos y legales, además de realizar capacitaciones y asesoría directa. "Nosotros proveemos la herramienta y la capacitación, pero su implementación y uso dependen de la institución y en esto los resultados han sido excelentes", agrega Palma.

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El tema no es menor si se considera que es necesario que cada entidad que implementa la FEA, debe intervenir sus sistemas informáticos. Y para quienes no tenían los recursos suficientes, la Segpres subvencionó directamente este ítem con un equipo de especialistas.

Así, a los cerca de 20 ministerios que ya se han subido al uso de estos documentos electrónicos, también se han sumado otras instituciones públicas, como la Cámara de Diputados, el Tribunal Constitucional, la Universidad de Chile y la Biblioteca del Congreso Nacional (ver tabla).

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Al respecto, Jaime Soto, secretario general de Asociación Chilena de Empresas de Tecnologías de la Información (ACTI) indica que es importante que no solo los ministerios o instituciones gubernamentales incorporen cada vez más los procesos y documentos digitales. "También tienen que hacerlo las empresas, organizaciones, servicios de salud y educación, con el propósito de aportar al crecimiento y progreso del país", dice Soto.

Los principales beneficios -según Juan Cristobal Palma- es la reducción en los tiempos de tramitación, hacer mejor seguimiento a los trámites y la optimización en las comunicaciones entre las instituciones o autoridades para evacuar los documentos electrónicos. "Por ejemplo, con su implementación, los ciudadanos nunca más escucharán la excusa 'perdimos el papel' o 'no sabemos dónde está'. Para todos quienes hemos sufrido alguna vez este problema sabemos el impacto positivo que tiene en la provisión de servicios a la ciudadanía", expresa el jefe de la División de Gobierno Digital.

Pendientes

Desde el gobierno indican que el gran desafío ahora es expandir su adopción en todos los servicios públicos, para incorporarla en aquellos procesos clave de las instituciones y promocionar su implementación a nivel de gobiernos locales. "También lo abordamos como una medida eco-friendly, ya que a medida que más instituciones incorporan la Firma Electrónica en sus procesos, menos se depende del papel, cuidando de esta manera los recursos naturales", dice Palma.

Jaime Soto cree que para que exista una mayor utilización por entidades públicas y privadas aún hay que confiar más en el sistema. "Se necesita una mayor voluntad de dejar el papel y la burocracia, para optar por un sistema que permite realizar gestiones de diversa especie, desde cualquier lugar del mundo", dice el secretario general de ACTI.

En nuestro país se utiliza, por ejemplo, para el sistema "Crea tu Empresa en un Día", herramienta que ha sido fundamental para miles de emprendedores. También, de a poco, se están subiendo las municipalidades.

"Por otro lado, hay situaciones como la falta, la poca o la nula conectividad de algunos lugares que juegan en contra de la utilización de la FEA. También la falta de educación digital, que implica no entender el alcance o desconfiar en cuanto a la seguridad de su uso", concluye Soto.

De hecho, según la plataforma Agendadigital.cl, la medida "Impulso al uso del documento y la firma electrónica en el sector privado", lleva hasta ahora un 43% de avance.