La forma más inteligente de utilizar la IA en el trabajo

Cada día hay más presión en la oficina. ¿Respondes a todos esos clientes o dejas que lo haga la inteligencia artificial (IA)? ¿Asistes a esa reunión o envías a un bot?

Alrededor del 20% de los adultos empleados afirmaron haber utilizado ChatGPT de OpenAI para trabajar en febrero de 2024, frente al 8% de hace un año, según Pew Research Center. Los usos más populares de la IA en el trabajo son la investigación y la lluvia de ideas, la redacción de primeros borradores de correos electrónicos y la creación de elementos visuales y presentaciones, según una encuesta de Adobe.

Se calcula que el aumento de la productividad gracias a la IA supondrá billones de dólares en la próxima década, según los consultores. Muchas empresas están animando a sus trabajadores a adoptar y aprender las nuevas herramientas. Los sectores que más se beneficiarán son los de ventas y marketing, atención al cliente, ingeniería de software y desarrollo de productos. Para la mayoría de los trabajadores, puede hacer su día a día un poco menos molesto.

“Si vas a utilizarla como herramienta de trabajo”, dijo Lareina Yee, socia principal de la consultora McKinsey y presidenta de su Consejo de Tecnología, “tienes que pensar en todas las formas en que puede cambiar tu propia ecuación de productividad”.

Utilizar la IA en el trabajo puede hacer que te despidan o, al menos, que te metas en un buen lío. El año pasado, un juez sancionó a un abogado que se basó en casos falsos generados por ChatGPT, y algunas empresas han restringido el uso de la IA.

Otras empresas y jefes están animando a sus empleados a utilizar más la IA, pero hay que seguir unas pautas. Regla nº 1: No introduzcas datos de la empresa en una herramienta sin permiso. Y Regla nº 2: Utiliza la IA sólo para hacer un trabajo que puedas verificar fácilmente, y asegúrate de comprobar su trabajo.

Es fácil jugar con ChatGPT. Por un lado, la versión 3.5 es gratuita, aunque ChatGPT Plus (que incluye GPT-4), de US$ 20 al mes, ofrece mejores resultados. Es posible que su empresa ya pague por las herramientas de IA de Google o Microsoft, así que empiece por ahí.

Tanto si eres autónomo como si trabajas en una empresa de Fortune 500, estas son cuatro áreas en las que la IA puede ayudar. Hemos reunido las mejores frases para empezar (también conocidas como “prompts”) y los trucos más ingeniosos para cada categoría (en esta guía, evitamos los escenarios en los que la IA da consejos o se inventa su propia información).

El mejor truco: resumir largos hilos de correo electrónico.

Hazlo: añade tus propios toques a los borradores para que suenen más naturales.

No: utilizar indicaciones vagas que no lleven a ninguna parte y no abusar de las herramientas de corrección.

El correo electrónico es molesto, pero no va a desaparecer. La IA puede facilitar la respuesta a los mensajes.

Utilizando una versión gratuita de Microsoft Copilot o de los chatbots Gemini de Google, pide a la herramienta que escriba palabras de ánimo, una solicitud de tiempo libre o alguna otra premisa para el correo electrónico. En cuestión de segundos, obtendrás un borrador factible, aunque soso. Según nuestras pruebas, ChatGPT Plus ofreció resultados impresionantes en el primer intento. El ChatGPT gratuito funcionó bien, pero dio menos detalles que su homólogo de suscripción.

Para tener IA dentro de tu servicio de correo electrónico, tú o tu empresa tienen que pagar. Por US$ 20 al mes, Copilot Pro permite a los usuarios de Outlook redactar, corregir y responder correos electrónicos, así como resumir largas cadenas de mensajes. Si su empresa paga por la versión empresarial de Microsoft, Copilot puede hacer referencia a archivos guardados en su nube corporativa.

El plan Google One AI Premium, también de US$ 20 al mes, integra Google Gemini en las cuentas personales de Gmail. La función “Ayúdame a escribir” te ayuda a redactar y retocar mensajes de correo electrónico. Obtuvimos mejores resultados introduciendo indicaciones en el chatbot Gemini independiente.

Por US$ 30 al mes, o US$144 al año, el servicio premium de IA generativa de Grammarly puede aparecer en la mayoría de las ventanas de texto de tu computador Windows o Mac. Puedes escribir prompts, personalizar tu voz y establecer tus preferencias para más tarde.

SAMPLE PROMPT: Escribe un correo electrónico a mi subordinado directo, Steve, pidiéndole que encuentre tiempo en mi agenda para hablar de los proyectos en los que trabajará mientras yo estoy fuera la semana que viene. Escríbelo de forma amistosa pero firme y breve, no más de dos párrafos.

El truco más genial: convierte tus notas en PowerPoints con Copilot para Microsoft 365.

Hazlo: incluye suficientes elementos de diapositiva en PowerPoint para tener opciones de diseño divertidas y únicas.

No desanimarse por las malas imágenes de PowerPoint: el Diseñador de Microsoft es mejor.

Copilot Pro ayuda a los usuarios a generar, organizar y comprender presentaciones de PowerPoint. Aunque sólo los usuarios de empresa pueden alimentarlo con archivos para crear presentaciones más ricas sobre la marcha, los usuarios de Copilot Pro pueden pedir al bot que añada imágenes a las diapositivas.

Advertencias: hay que añadir las imágenes de una en una, y se obtienen mejores resultados si se utiliza el Diseñador independiente de Microsoft para generar imágenes y luego traerlas.

El Diseñador en PowerPoint ofrece diseños de diapositivas únicos basados en la información de la presentación. Si tienes una lista de fechas en una diapositiva, por ejemplo, el Diseñador puede sugerirte una línea de tiempo con esas fechas ya insertadas.

Los usuarios de cuentas personales que paguen por Google Gemini pueden hacer que el bot genere fondos e imágenes únicos dentro de la aplicación Google Slides (eso sí, no preguntes por personas, ya que Google desactivó esa función a raíz de las reacciones negativas que suscitó su representación inexacta de la raza y la etnia). Los usuarios de Gemini para Google Workspace pronto podrán pedir al bot que cree diapositivas basadas en contenido de Gmail y Drive, según ha informado una representante de Google.

ChatGPT no creará presentaciones completas, pero puede proporcionar texto de diapositivas basado en instrucciones. ChatGPT Plus puede crear segmentos de diapositivas a partir de documentos cargados. Le pedimos que convirtiera un archivo PDF de 25 páginas en siete diapositivas, y escribió el texto para cada diapositiva, incluyendo dos títulos sugeridos y una lista de viñetas con los puntos clave.

EJEMPLO DE TAREA: Generar una imagen en acuarela de un robot rosa bailando bajo la lluvia.

El truco más genial: obtén los puntos clave de los videos de YouTube sin tener que verlos.

Hazlo: pedir a los chatbots que expliquen temas o hallazgos complejos de forma que los entiendas.

No: sobrecargar al bot con videos o archivos largos.

¿Documentos farragosos y aburridos? A los chatbots les encantan. Herramientas gratuitas como Copilot en el navegador Edge de Microsoft pueden resumir páginas web, artículos, PDF u otras fuentes que sólo tienes tiempo de hojear.

ChatGPT sólo permite subir archivos a los suscriptores Plus. Otras herramientas de IA, como Perplexity y Claude de Anthropic, te permiten subir gratis unos cuantos archivos de tamaño limitado. Activar la extensión Google Workspace en el chat de Gemini te permite hacer referencia a correos electrónicos y archivos de Docs y Drive, por lo que puedes pedirle que resuma la información que ya tienes guardada allí (cuidado: en nuestras pruebas, cometió algunos errores, como inventarse nombres de personas).

Copilot, Gemini y otros bots pueden resumir y proporcionar marcas de tiempo para videos con transcripciones. Los usuarios de Gemini deben activar la extensión de YouTube en la configuración. Copilot en Edge puede responder preguntas junto a páginas abiertas de YouTube o Vimeo.

La función de resumen de videos puede fallar, sobre todo cuando los videos duran más de 30 minutos.

EJEMPLO DE TAREA: Enumere los cinco puntos clave tratados en este video en una lista con viñetas.

El truco más genial: envía a tu bot a las reuniones por ti.

Hazlo: comprueba las notas confusas y pregunta a los bots sobre reuniones anteriores.

No: utilizar servicios de monitorización externos en reuniones de empresa sin permiso.

OtterPilot de Otter.ai puede unirse a reuniones en Zoom o Google Meet y tomar notas por ti, incluso si no puedes asistir. La IA genera una transcripción y notas, que incluyen un breve resumen, un esquema y una lista de tareas. Su función de chat puede ponerte al día de lo que te has perdido si llegas tarde, y recordar notas de reuniones anteriores. La versión gratuita sólo te ofrece 300 minutos de transcripción y 20 consultas de chat al mes. La premium se obtiene a partir de US$ 17 al mes, o US$110 al año.

En nuestra prueba de la versión de pago, Otter no siempre sabía quién decía qué, y olvidaba nombres e identificaba mal a las personas. Puedes revisar las transcripciones grabadas para comprobar los puntos dudosos.

Zoom cuenta ahora con un AI Companion para los usuarios de pago. Resume las reuniones y los largos hilos de chat, aporta ideas y organiza los puntos destacados de la reunión por temas. Sólo el anfitrión puede activar estos resúmenes de AI Companion, así que si no estás dirigiendo la reunión, tendrás que pedirle al anfitrión que lo active.

Para los clientes empresariales de Microsoft, Copilot está integrado en Teams y puede tomar notas, resumir chats y responder preguntas. Las cuentas de Gemini para Google Workspace con el complemento Gemini Enterprise o AI Meetings and Messaging también pueden tomar notas y resumirlas durante y después de las reuniones.

Si tus compañeros se dan cuenta de que has faltado a la reunión y han enviado un bot en su lugar, tu mejor respuesta puede ser: “Bienvenidos al futuro”.