¿Extraña su oficina? Algunas empresas están construyendo réplicas virtuales

Las órdenes de quedarse en casa y el cierre de los lugares de trabajo les han dado a los empleados corporativos un respiro en lo que se refiere a esas conversaciones junto al dispensador de agua que sólo hacen perder el tiempo.

Pero algunas compañías y sus trabajadores no quieren abandonar por completo su entorno de oficina, por lo que están replicando sus espacios de trabajo en simulaciones en línea similares al juego SimCity.

El servicio de transferencia de archivos WeTransfer BV abrió su área virtual el primero de mayo, casi siete semanas después de cerrar sus oficinas físicas en Nueva York, Los Angeles y Amsterdam, como parte del esfuerzo global por controlar la propagación del nuevo coronavirus.

Gráficos que hacen recordar a los primeros juegos de la saga Tomb Raider representan una versión de los cuarteles generales holandeses de la compañía, adaptados para incluir mesas de pool, música tecno y bromas internas tales como una biblioteca “en memoria” nombrada en honor al director creativo, quien por lo demás sigue bastante vivo. El personal deambula bajo la forma de avatares que representan a robots y osos panda.

Gordon Willoughby, director ejecutivo de WeTransfer, dice que la plataforma ayuda a proveer la experiencia social de la vida de oficina, tal como las llamadas vía Zoom y la plataforma de comunicación Slack han reemplazado las reuniones negocios y los chats entre escritorios. Eso resulta particularmente valioso para las contrataciones recientes, señala.

“Aquellos de nosotros que han estado trabajando en WeTransfer por un tiempo somos capaces de vivir del capital social que construimos a partir de todas esas reuniones y chats espontáneos que tuvimos antes”, afirma Willoughby. “Para la gente nueva, eso es mucho más difícil. La oficina 3D es una manera bastante buena de mantener esa conectividad no planificada”.

Los empleados de WeTransfer tienden a usar el mundo virtual para reuniones que se realizan de pie y happy hours; la planificación de negocios se restringe a herramientas como Google Hangouts. Julia Shapiro, directora senior de marketing de la empresa en la oficina de Los Angeles, indica que las oficinas simuladas ofrecen un cambio de escenario muy bien bienvenido en comparación con la mesa de su cocina, donde ha estado trabajando durante la cuarentena.

“Le añade algo de emoción a lo que deberían ser sólo ocho horas de video llamadas al día”, explica.

Facebook, Twitter, Coinbase y Shopify recientemente informaron que muchos de sus empleados trabajarán de forma remota en el futuro, incluso después de que la pandemia disminuya. Pero algunos trabajadores están preocupados por perder los componentes positivos de un ambiente laboral compartido, tales como lo fortuito de las interacciones en persona.

Varias compañías están listas para ayudar con eso.

El mes pasado Sine Wave Entertainment lanzó Breakroom, un mundo virtual para fuerzas de trabajo remotas. Puede integrar reuniones masivas, encuentros seguros uno a uno e intercambio de documentos. Clientes del producto incluyen a Virgin Group y Torque Esports.

Muchos clientes asumen inicialmente que van a recrear sus oficinas, pero luego se dan cuenta que pueden hacer modificaciones que serían imposibles en el mundo real, afirma Rohan Freeman, CEO de Sine Wave.

“Pasamos nuestras vidas deseando trabajar en espacios abiertos, campus soleados con mariposas en el exterior. Aquí puedes concretar ese sueño”, afirma Freeman.

Aunque los clientes pueden usar Breakroom para crear su propia oficina utópica, la plataforma también ofrece elementos del mundo real como privilegios adicionales para los mandos más altos. En el mundo virtual de Sine Wave, los miembros senior pueden clausurar el acceso a la sala de reuniones, la cual se ubica en la cima de una colina que mira hacia el resto de la oficina.

Algunos espacios de oficinas virtuales anteceden a la pandemia.

Durante el último año, la compañía italiana de energía Enel SpA ha estado trabajando con Spatial Systems para convocar a sus trabajadores bajo la forma de avatares en una sala de reuniones mediante el uso de realidad aumentada y realidad virtual.

Marina Lombardi, directora de nuevas tecnologías, tecnologías de innovación en redes e innovación en Enel, indica que el servicio ha probado ser particularmente valioso durante las emergencias, “cuando la necesidad de que los colegas estén conectados de la manera más efectiva y rápida se vuelve vital”.

“La herramienta va a ser aún más importante en esta situación de trabajo remoto prolongado generada por la pandemia de Covid-19”, asegura Lombardi.

A diferencia del mercado de propiedades, no existe una fórmula estándar para calcular el precio de una oficina virtual. Enel no divulga cuando gasta en Spatial. Breakroom cuesta 500 dólares mensuales por hasta 50 empleados. WeTransfer contrató las agencias ACHTUNG! mcgarrybowen e Isobar para crear una oficina virtual propietaria y no tiene que pagar una licencia mensual para ocupar el espacio.

Los educadores también están explorando el concepto.

La Escuela de Artes de la Comunicación en Londres está en su segunda simulación desde que cerró sus puertas físicas el 16 de marzo. El director Marc Lewis se ha comprometido a gastar 10 mil libras en el testeo de productos de oficinas virtuales para albergar clases y mantener conectados a los estudiantes.

Los alumnos usan ahora una plataforma llamada Walkabout para viajar por sus propias oficinas digitales –un beneficio que no reciben en el mundo real-, además de juntarse en un bar y en un área para fumadores. Los avatares no beben ni consumen cigarros en esas áreas, pero la decoración está diseñada para alentar conversaciones más casuales y espontáneas. Esas zonas también operan como espacios de facto para reuniones si las demás habitaciones están ocupadas.

WeTransfer planea mantener su oficina virtual una vez que se reabran sus equivalentes físicos. Willoughby quiere ver más trabajo remoto incluso después que la pandemia de coronavirus amaine, y dice que la plataforma ayudará con esa transición.

“Pero no estoy seguro que vayamos a permitir que la gente cree su oficina perfecta. No quiero elevar demasiado las expectativas en cuanto al espacio físico”, concluye.