¿Qué es el Project Management y por qué es importante?
Curso: Herramientas para la preparación de proyectos

Para la disciplina del Project Management, "un proyecto está compuesto por una cadena de actividades dirigidas a lograr una serie de metas con sus objetivos claramente especificados, dentro de un período de tiempo y presupuestos definidos" (PMBoK® 4th Edition, Project Management Institute, PMI®, 2008). Un proyecto también debe tener:

Un grupo de afectados claramente identificado (stakeholders), incluyendo el grupo-objetivo primario y beneficiarios finales.

Una coordinación claramente definida y arreglos financieros.

Un sistema de control, monitoreo y evaluación para apoyar la gestión del rendimiento (medición de performance).

Un nivel adecuado de análisis financiero y económico que indique que los beneficios del proyector superarán sus costos.

El rol del Project Management

El Project Management es la actividad que incluye la planificación, el control y la coordinación integral de un proyecto desde su arranque hasta su cierre. Está enfocado en lograr los propósitos del proyecto, completándolo a tiempo, dentro del presupuesto y alcanzando los estándares de calidad requeridos. Esto se conoce como la "Triple Restricción" o el "Triángulo del Project Management" (ver infografía).

Se refiere a que cada proyecto está restringido de diferentes maneras por sus objetivos de alcance, ¿qué es lo que el proyecto está intentando lograr?; sus objetivos de tiempo, ¿cuánto tiempo le tomará completarlo? Y sus objetivos de costo, es decir, ¿cuál será el costo del proyecto?

En el "Triángulo del Project Management", cada cateto representa una de esas restricciones. La idea es que un lado del triángulo no puede ser cambiado sin impactar necesariamente el largo de alguno de los otros dos catetos. Su relación es inseparable.

¿Dónde es útil el Project Manager?

El PM es una disciplina eminentemente utilitaria y pragmática, que se enfoca en los resultados y en aquellos procesos que facilitan su logro. Hoy en día el Project Manager trabaja en prácticamente todas las industrias y en todos los niveles. Esta popularidad se debe a las ventajas que se obtienen al utilizar la disciplina profesional del Project Management, entre las que podemos contar, por ejemplo, mejoras en el control de recursos financieros, físicos y humanos; en las relaciones con el cliente; en la calidad y aumento de confiabilidad. Al mismo tiempo, permite tiempos de desarrollo más cortos, menores costos, márgenes de utilidades favorables, incremento en la productividad, mejor coordinación interna y alta moral de los trabajadores.

Actividades Operacionales v/s Actividades de Proyecto

Para el Project Management, las operaciones son funciones organizacionales que desarrollan la ejecución -en curso- de actividades que producen un mismo producto, o entregan un servicio de forma repetitiva. Existen las operaciones de producción, de manufactura, las contables, entre otras.
Las operaciones son continuas, pues consisten en un trabajo funcional repetitivo que crea el mismo servicio o producto una y otra vez. Y, dado que son procesos continuos, requieren de competencias especializadas y particulares. Normalmente, una organización que realiza operaciones es estable, con funciones iterativas y, por tanto, bien comprendidas. Se trabaja dentro de un presupuesto anual y los gastos pueden ser calculados en base a la experiencia pasada. La existencia de una operación continua está casi asegurada.

Por el contrario, los proyectos tienen una fecha de inicio y de término y, cada vez, crean un producto o servicio único. Sus entregables son específicos y nuevos, por lo que se requiere de competencias sistémicas u holísticas, que suponen poder desarrollar tanto habilidades duras como blandas. Los equipos son multidisciplinarios y temporales. Se trabaja con un plan y costos definidos. Las fechas de término y los costos son más desafiantes de predecir, controlar y gestionar. Los proyectos se cancelan si sus objetivos no son alcanzados.

Para conocer más sobre las técnicas y conceptos de esta disciplina, es recomendable consultar el Manual "Project Management Body of Knowledge" (PMBoK®). En el mundo del Project Management, el PMBoK® es considerado como el patrón, algunos incluso le dicen la "Biblia del Project Manager". El PMBoK® es la guía de los fundamentos del PM -un estándar del Project Manager- consistente en una colección de sistemas, procesos y áreas de conocimiento que son universalmente aceptados y reconocidos en la profesión. Si desea encauzar su carrera hacia esta especialidad, el estudiar el PMBoK® debe ser el paso inicial para poder comprender la amplitud del Project Management y su importancia para una organización.

Cuáles son las áreas de conocimiento del Project Management?

Según el PMBoK®, la descripción del PM se encuentra enmarcada bajo nueve áreas del conocimiento. En primer lugar está la Gestión de Alcance del Proyecto, que explica el inicio, planificación, definición, verificación, y control de cambios del alcance del proyecto. Luego, la Gestión del Tiempo del Proyecto, donde se expone la definición de actividades, estimación de duración de éstas, desarrollo y control de cronogramas.

La siguiente área es la Gestión de Costos del Proyecto, sobre planificación de recursos, estimación de costos, presupuesto y control de costos. La cuarta área es la Gestión de la Calidad del Proyecto, que enseña cómo hacer una buena planificación, aseguramiento, y control de la calidad.

Luego podemos identificar la Gestión de Recursos Humanos del Proyecto, la cual desarrolla una buena planificación de la estructura organizacional, obtención del staff y desarrollo de equipo. Posteriormente se encuentra la Gestión de Comunicaciones del Proyecto, que muestra cómo se debe hacer la planificación de las comunicaciones, la distribución de información, el reporte de performance, y el cierre administrativo.

La séptima área es la Gestión de Riesgos del Proyecto. Ésta ayuda a la identificación de riesgos y a su cuantificación, al desarrollo de respuestas y control de las mismas ante el riesgo. La octava área es la Gestión de Adquisiciones del Proyecto, sobre planificación de requerimientos y cotizaciones, planificación de las adquisiciones, selección de proveedores, administración y cierre de contratos.

Por último, se encuentra la Gestión de la Integración del Proyecto, que explica el desarrollo del plan del proyecto, la ejecución del plan del proyecto y la gestión general de ajustes.

La última versión del PMBoK® incorpora Gestión de los Interesados del Proyecto, donde se profundiza en cómo identificar a los stakeholders, planear su gestión, comprometerlos, gestionar el involucramiento y las expectativas de los mismos, y por último, controlar su involucramiento.