Cómo elegir un buen proveedor para gestionar la facturación

ACTUALIZACIONES permanentes, canales de comunicación para atender consultas en línea y un sistema de respaldo, están entre las principales claves a la hora de tomar una decisión para elegir a un buen proveedor de factura electrónica.

En general, la plataforma del Servicio de Impuestos Internos (SII) no presenta problemas y permite resolver adecuadamente los requerimientos de empresas pequeñas y con poca facturación, pero para el resto de las compañías es necesario adoptar una opción más específica. "Cuando esto no es suficiente, el ideal es elegir un proveedor de factura electrónica que se adapte a las necesidades del negocio, como la de emitir documentos masivos, con gran nivel de detalle, con múltiples partidas, entre otros; e idealmente que coincida con el proveedor de software de contabilidad, con el objeto de tener integrados los registros", explica Diego Berríos, abogado y socio-director del área Derecho Tributario de Ayala & Ruiz Consultores.

Algunos de los principales problemas con los que una empresa se puede encontrar a la hora de utilizar un proveedor de factura electrónica, están relacionados con el soporte, asesoría y estabilidad de las plataformas. Es por este motivo que se debe poner especial atención a estos elementos.

"Los sistemas de facturación deberían ser sencillos y eficientes, porque tienen que apuntar al nivel usuario. En este sentido, es clave la reducción de pasos que permiten la facturación y el llenado de antecedentes", señala Berríos.

En pocas palabras, un buen proveedor de factura electrónica debe ser eficiente y recíproco. "Es clave que tenga un buen sistema de respaldo, una buena comunicación para atender consultas online y telefónicas, además de actualizaciones al día y que su valor sea acorde al mercado", afirma Juan Marín, abogado Tax & Legal de Kreston MCA.

Y es que los riesgos que se corren a la hora de cometer un error de elección, no son menores. "Puede ocurrir que el sistema no responda adecuadamente, que se pierda el correlativo y se genere una irresponsabilidad por la falta del servicio o que se entregue de forma inoportuna", asegura Marín.

Desde el punto de vista de la disponibilidad de este servicio tecnológico, existen varias alternativas. "Hay bastante oferta en el mercado y es bueno cotizar el que sea más adecuado a las necesidades de cada usuario. Lo más importante es la calidad del servicio", destaca Marín.

Considerar los gastos asociados al servicio es clave a la hora de tomar una determinación, pues es se trata de un concepto que está directamente relacionado con la sustentabilidad de la empresa. "En general, los sistemas de facturación del mercado funcionan bien, aunque uno de los principales problemas que hemos detectado es que en ocasiones los documentos electrónicos no son recibidos por los clientes en el portal del SII, lo que ocasiona una serie de problemas internos, ya que mientras este servicio no confirme la recepción del documento, no es posible registrarlo contablemente ni utilizar el crédito fiscal", detalla Paulina Gutiérrez, supervisora senior de Astur.

Frente a este tipo de casos y otros imprevistos que pueden surgir durante la operación, existe un aspecto clave. "La mayoría de los sistemas funcionan correctamente, dado el servicio que prestan. Sólo mejoraría, en algunos casos, el tiempo de respuesta ante la solución de problemas técnicos", afirma Gutiérrez. P