Una empresa tiene una serie de procesos cotidianos que deben funcionar normalmente para operar. Desde finanzas, producción, distribución hasta recursos humanos, son parte de las tareas que, de la mano de la transformación digital, pueden ser agrupadas en un dispositivo que las integre de manera virtual. Los sistemas ERP son parte de las soluciones actuales. Las siglas, que hacen alusión a “Enterprise Resource Planning”, significan “Planificación de Recursos de Empresas”, softwares que se hacen cargo de las distintas operaciones internas de una compañía.

Alejandro Tejería, gerente de TejeSoft, consultora de tecnología, innovación y software con cinco de años de experiencia en el rubro de los sistemas ERP, explica que estas soluciones pueden tener funciones ligadas con logística, planificación, fabricación, gestión de stock, gestión económica y productiva, establecer flujos de trabajo, entre otros.

“En definitiva, todos los sistemas que tienen que ver con la gestión o las necesidades de una empresa”, simplifica. Tejería explica que dichos sistemas son mayormente conocidos en compañías grandes, y en menor escala en medianas, pequeñas y micro empresas.

ERP es distinto a una Nube empresarial. El sistema en sí es el conjunto de aplicaciones que cumplen diferentes funciones para satisfacer las necesidades de una empresa como el pago de nóminas o gestión de recursos de marketing, mientras que el servicio cloud es uno de los canales por donde las empresas pueden canalizar la instalación o uso de las aplicaciones.

Que sea cloud o no tiene que ver con la infraestructura de hardware que soporta. Los ERP pueden estar en una nube, o en la propia oficina de la empresa. Con el avance de la transformación, Tejería cuenta que en los últimos meses los clientes han preferido optimizar por la primera opción.

El sistema ERP varía en la cantidad de funciones que necesite el cliente y, para los gerentes que estén interesados en partir este proceso, deben tener en cuenta qué soluciones informáticas necesitan para los procesos internos que la empresa quiere digitalizar. La mayoría de los especialistas ofrecen demostraciones para ver si son adecuados. Este, según Tejería, puede ajustarse al bolsillo de la empresa, y su implementación puede partir en los miles de dólares.

La oferta en el mercado nacional es variada y entre los nombres más conocidos están Nubox, DeFontana, Softland o TejeSoft. Todos estos softwares comenzaron con sistemas contables y han ido mutando hacia ERP, porque han adquirido nuevas capacidades tecnológicas. A nivel mundial está SAP u Odoo, ERPs que incorporan también herramientas como la creación de sitios web, habilidades de marketing digital, y una serie de módulos que buscan satisfacer las necesidades de la empresa. También hay otros que están enfocados exclusivamente en contabilidad, marketing y logística.

Francisco Guzmán, director de Claro empresas, señala que la implementación de sistemas ERP o de planificación empresariales, permite poner fin a varios problemas, “como cierres financieros tardíos, errores en informes, o incluso la falta de conocimiento sobre costos directos e indirectos de los procesos clave. Pues gracias a estos sistemas de planning, podemos obtener información verídica y en tiempo de real de nuestro negocio y tener visibilidad de costos, gastos, rentabilidad, existencias en bodega, entre otros”. Luego agrega: “Consideramos que es muy positivo para las empresas contar con ERP, porque les permite tomar decisiones con mayor conocimiento, a tiempo, corregir desviaciones y agilizar sus negocios”.

Respecto a las tendencias, dice Guzmán, “lo que vemos actualmente es que las empresas buscan ERPs alojados en la nube, con una rápida implementación y que no requieran de inversiones iniciales por parte del cliente. Es decir, que puedan contratarlos en modalidad de servicio, por el pago de un fee mensual y fáciles de manejar”.

El costo del sistema ERP no se traduce en solo comprar el software, sino implementarlo de manera adecuada. Alejandro Tejeria de TejeSoft ejemplifica que en los últimos meses han llegado gerentes pidiendo softwares para una página web o sistema de venta en línea y, comúnmente, saben que necesitan dichas herramientas “pero no tienen completamente claro qué tan profunda son sus necesidades” detalla el profesional, dando a entender que muchas veces las herramientas a contratar se van descubriendo en el camino.

Tejería explica que el sistema ERP debe ir acompañado idealmente con una campaña de marketing digital o asesoría para que estas se adapten fácilmente a la hora de ser usadas por los trabajadores de una empresa. Los ERP muestran resultados de acuerdo a la información que ingresen y cómo se utilizan en la rutina diaria.

Ante esto agrega: “Uno puede levantar una página web y deben administrar el contenido a través de un programa que facilita el ERP. Pero luego, el mensaje que transmitiste al inicio del proyecto puede quedar obsoleto y no será acorde a la tendencia del mercado. Se requiere que la empresa tenga procesos de negocios que le permitan actualizar sus servicios, donde alojar la página y hacer seguimiento”.

Dada la contingencia, ha existido un incremento en la automatización de procesos, incorporando funciones nuevas que los gerentes interesados deben complementar, por ejemplo, con logística de despacho, acuerdos o contratos con medios de pago. “No basta con la tienda virtual, tienen que tener una estrategia de marketing digital que haga que la gente te encuentre en internet. El ERP pasa las herramientas pero debe estar integrado a más soluciones”, dice.

El impacto que pueda generar la integración de un software de gestión empresarial dependerá de la cultura de la empresa. En la experiencia de Tejería, ha visto casos de empresas que han hecho implementaciones exitosas en proveedores de minería que han levantado sistemas en 30 días, como otras instituciones que han estado 8 meses logrando solo el 10% de lo presupuestado en el proyecto

La diferencia está en quién tiene más claridad en lo que desea y cómo lo quieren hacer, acomodando su estructura y cultura en el proceso.