Cada vez parece más difícil transformar a las empresas en organizaciones simples y productivas, sobre todo ante desafíos como la propia complejidad interna. Si las compañías son capaces de abordar esta última, podrán evitar que se transforme en la principal barrera de crecimiento. Si bien el exceso de complejidad en una empresa puede variar de una compañía a otra, lo cierto es que pueden contener causas comunes; es por eso que la clave es justamente poder identificar qué provoca que una institución sea demasiado compleja y no permita ser suficientemente eficaz.

Para esto, será necesario que la institución haga un examen exhaustivo y riguroso, rastreando el modelo operativo y los procesos internos, con el objetivo de eliminar dichas complejidades: hacer menos, hacerlo mejor, solo una vez, y en el lugar correcto.

Algunas acciones podrán ayudar a los líderes de los equipos a eliminar la complejidad y transformar a la empresa en una organización más ágil y con operaciones más sencillas:

1. Tomar un enfoque holístico: haga un diagnóstico riguroso que incluya las tres dimensiones de complejidad: la complejidad del negocio, la complejidad de la organización y la complejidad del proceso.

2. Centrarse en las ineficiencias en las interfaces: la complejidad crece en muchas de las interfaces, cuando las unidades y funciones de negocios se encuentran. Las empresas más eficaces ven a través de toda la organización y, más concretamente, en sus interfaces, apuntando a la "lluvia horizontal" que impide que el núcleo opere de manera eficiente.

3. Todo se trata de la actividad: la reducción de la complejidad tiene que ver con la reducción de actividad. En la práctica, eso significa eliminar las actividades que no generan valor, mejorar la eficiencia, acabar con la duplicación y asegurarse que el trabajo se realiza en el lugar más apropiado.

4. Empezar desde la parte superior: alinear las causas profundas, y comprometerse a metas, nuevas formas de trabajar y "llegar a lo más lejos". El proceso se ejecuta sin problemas y de manera más eficaz cuando los equipos ejecutivos se alinean rápidamente en tres cosas: las causas profundas de la complejidad, para hacer una serie de cambios; algunas acciones audaces para hacer frente a la complejidad con decisión y de manera sostenible; y el tamaño del premio.

5. No dejar el valor de realización al azar: aprender de los intentos anteriores, y construir una hoja de ruta de entrega robusta. Antes de iniciar un programa de reducción de complejidad, por ejemplo, el equipo debe acordar qué hay que hacer de manera diferente. Esto incluye la identificación de riesgos de fracaso y las formas de mitigarlos.

6. Cambiar comportamientos y modos de pensar: este aspecto de la reducción de la complejidad es uno de los más difíciles, pero un par de directrices puede mejorar las posibilidades de éxito. Entre ellos definir comportamientos deseados críticos (no más de tres) que tienen un impacto importante en la complejidad; explicar las implicaciones prácticas para la gestión y la primera línea; y utilizar los mecanismos de refuerzo día a día, tales como el modelo de roles, retroalimentación y coaching, que son complementarios, y a menudo incluso más eficaces que los incentivos financieros.

Llegar a transformarse en una empresa con una estructura más simple que logre ser realmente eficaz puede ser una transformación a largo plazo y de varios años; sin embargo, con la reducción de la complejidad, una organización puede lograr grandes recompensas y mejoras decisivas para hacer que el rendimiento y la productividad sean sostenibles en el tiempo.

*El autor es socio de Bain & Company en Chile.