La enfermedad de la reunionitis

"He visto que, en promedio, uno de cada cinco equipos funciona bien. El resto pierde el tiempo en las reuniones de una manera miserable. Si proyectamos estas cifras al país nos damos cuenta de que el 80 por ciento de las reuniones son inútiles", dice Marcial Losada, doctor en sicología organizacional de la Universidad de Michigan, quien tras casi cuatro décadas asesorando a empresas internacionales sobre cómo crear equipos de alto desempeño, volvió a Chile. Acá llegó a hacer lo mismo que en los casi 20 países donde ha trabajado: observar reuniones para mejorar las interacciones de los grupos. "Creo que todavía falta mucho camino para que valgan la pena y se puedan hacer cosas productivas en ellas".  

Él no es el único que lo piensa. En distintas empresas existe la sensación de que las organizaciones tienen demasiadas reuniones, poco planificadas y con objetivos vagos, por lo que al final son una pérdida de tiempo. Y de mucho tiempo. La revista Harvard Business Review calculó cuántas horas-hombre le costó al año a una compañía grande -no dijo el nombre- la reunión semanal de su comité ejecutivo: el resultado fue la increíble cifra de 300 mil horas, ya que para preparar ese encuentro cada ejecutivo se reunía con los jefes de sus distintos equipos, quienes a su vez se juntaban con sus grupos de trabajo y así sucesivamente. Según la misma revista, un 15 por ciento del tiempo de una organización se ocupa en estas instancias, algo que pese al crecimiento de los servicios de mensajería, redes sociales y las aplicaciones, ha aumentado desde 2008.

"Hoy las personas se rebelan a las reuniones", dice Ana María Browne, directora de consultoría de Great Place to Work Chile, y por eso se buscan fórmulas para mejorar las tediosas juntas laborales, para lo que incluso contratan asesorías de expertos como Marcial Losada.

Más amables y creativas

Hernán Ramos, director creativo de la agencia de publicidad Porta, admite: "Nosotros casi no tenemos 'de las otras' reuniones. Nuestras salas son bien cálidas, con sillones cómodos. Además, tenemos un patio interior con mesas y quitasoles. Si el clima está rico nos juntamos ahí".

Es cada vez menos raro por ejemplo, sacar los encuentros desde las salas de reuniones a lugares afuera de la oficina, como cafeterías para distender el ambiente. En Porta muchas veces se juntan en el Liguria de Manuel Montt e incluso que los jueves, después de las seis de la tarde, la empresa abre un minicasino donde sus trabajadores pueden tomar algo. "A algunos clientes les decimos que vengan a las 5 y media y después se quedan conversando. Es una buena forma de relajarnos después de trabajar", comenta Ramos.   

Mientras, las industrias de tecnología han liderado la integración del elemento "juego" a la oficina. "Tengo clientes que tienen consolas, mesa de ping-pong o tacataca, cojines en el suelo, una pantalla gigante y que en vez de sillas usan puff. Además, si la reunión no está llegando a buen puerto, se toman 15 minutos de break, se ponen a jugar y así quiebran el ciclo de un encuentro que iba en picada", dice Brown. El ejemplo emblemático son las oficinas de Google, que aquí en Chile están en el Parque Titanium. Ahí -en un espacio parecido al de las salas VIP de los aeropuertos- hay un refrigerador con bebidas, cafetera y una mesa con comida, además, de las famosas salas con entretenciones que han hecho conocida a la empresa. "Es normal ver a dos personas, que están teniendo una reunión, jugando billar", explica Camilo Clavijo, gerente de Ventas de Google For Work para Latinoamérica. Otro ejemplo de cambio de espacios es el banco BCI que en sus oficinas de Huérfanos y Alcántara instaló  cafés Juan Valdés para las reuniones. 

Sin embargo, en Google lo más común es que sus encuentros se hagan a través del sistema de videoconferencia Hangout que puede sumar hasta 15 puntos en distintas partes. "Esto nos sirve para optimizar temas de tiempo, transporte y viajes", agrega Clavijo.

También hay técnicas que están de moda para que las juntas sean menos impersonales y lleven a sentirse realmente parte de un grupo, como la del check-in. "Antes de partir cada miembro de la mesa dice cómo se siente. Ahí, por ejemplo, uno dice: 'no estoy muy bien porque a mi hijo en el colegio le pasó tal cosa'. Así creas una condición en el equipo que permite enfrentar la tarea con mucha más energía que si partes directo a la tarea", explica Losada. El experto añade que también es importante cambiar las pautas de relación. "En Chile somos buenos para identificar lo que está mal y tratar de corregirlo, pero no damos el suficiente feed-back positivo", explica quien dice que por cada crítica negativa -tanto verbal como en gestos- que haya en una reunión se deberían producir entre tres y seis positivas.

Más eficientes

Eduardo Zamora, director de Pleasant Work Chile, cuenta que hace algunos años las reuniones eran casi una instancia social: "Te tomabas un café y se hablaba del partido de fútbol antes de sentarte a conversar de trabajo. Por eso duraban dos horas". Hoy, en cambio, la visión es otra. "Las personas tienen varias razones para quejarse de las reuniones, pero creo que la principal es porque sienten que pierden el tiempo. Hoy todos tienen ese concepto de que este vale dinero y también calidad de vida, porque piensan que podrían estar con sus hijos o en el gimnasio", dice Brown.

Eso ha derivado en una serie de estrategias para reducir su duración que llegan incluso a hacerlas parados. "Estar de pie produce cierta incomodidad y sentido de urgencia. La idea es que todos sientan la presión de terminar y den sus ideas rápido. Es mal visto que una reunión dure más de media hora", explica Brown. Clavijo cuenta que en Google los calendarios están configurados para que las citas duren un máximo de 50 minutos, lo que deja 10 para ir al escritorio, tomarse un  café o ir al baño y seguir a la siguiente.

Otras empresas han desarrollado mecanismos para sacarle más partido al tiempo inspirándose en los programas de televisión de Estados Unidos. "Si tú analizas cuánto dura efectivamente un programa de media hora, te das cuesta que son en realidad 17 minutos de contenido y el resto es publicidad. Entonces, el desafío nuestro fue tratar de hacer todo en 17 minutos. Tener poco tiempo te obliga a pensar bien cuáles van a ser los temas que vas a tocar", explica Martin Karich, consultor en comunicaciones que hace algunos años trabajaba en Microsoft y tuvo "clases" sobre cómo organizar reuniones eficientes.

Ahí Karich aprendió que para usar bien el tiempo hay que definir con anterioridad los roles de los participantes y asignar al menos tres: el del que lidera y establece los temas; alguien que -cronómetro en mano- se asegure de que se traten todos en un lapso de tiempo determinado y finalmente el que toma notas,  consigna los acuerdos y lo que debe hacer cada uno antes del próximo encuentro. En Google, por otra parte, explican que ellos no necesitan esa última función. "Ocupamos documentos compartidos y todos van viendo en la pantalla lo que están escribiendo los demás", destaca Clavijo. 

Más allá de la fórmula de cada cual, lo que sí está claro es que las reuniones no se pueden improvisar y que requieren de estructura para que funcionen y conduzcan a tomar decisones.