Firma digital: cómo la pandemia impulsó la solución para agilizar trámites

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La herramienta se puede aplicar a gran parte de los trámites que las empresas pueden hacer, manteniendo el mismo valor y efectos que tiene una firma por escrito y en papel. Expertos explican los tipos de calificaciones presentes en la normativa chilena y los desafíos de seguridad.


Ya sea para firmar un contrato de trabajo, conseguir el servicio de una empresa o apoyar alguna causa social, la firma es el símbolo que expresa nuestro consentimiento y autentificación a la hora de decir “acepto”. Dada la contingencia, la firma en papel se vuelve un obstáculo, por lo que desde hace tiempo está disponible la firma digital, herramienta que permite verificar la autoría de un documento o transacción electrónica.

Con una regulación vigente desde 2002, todo acto, contrato y documento suscrito mediante firma electrónica es válido y producen los mismos efectos que por escrito. Según la ley 19.799, la firma electrónica es cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar formalmente a su autor, por tanto desde la ClaveÚnica -que hasta agosto pasado contaba con más de 8 millones de usuarios únicos- hasta el aceptar los términos de una aplicación en tu teléfono, estás aprobando algo con tu firma digital.

En tiempos de pandemia, la firma digital se ha convertido en una solución para cerrar un trato o firmar documentos de manera no presencial y se puede firmar cualquier transacción electrónica, además de ser utilizada para para cifrado de documentos. Se trata de una implementación criptográfica que blinda el documento al validar la autenticidad de quien lo firma, la integridad de los datos que contiene y, por lo mismo, cuenta con validez jurídica y probatoria, en caso de requerirse. Así, equivale a una firma manuscrita, donde una persona acepta y da por validado el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico que sea legítimo y permitido. Para las empresas se convierte en una herramienta fundamental para firmar liquidaciones, declaraciones juradas, nuevos contratos, certificados, reportes ante órganos de control, propuestas comerciales y transacciones en línea se pueden hacer de manera auténtica y eficaz. Además, de un modo igualmente seguro.

En Chile, existen dos calificaciones: firma electrónica simple (FES) y avanzada (FEA). Para el primer caso, la firma simple responde a su nombre al no ser certificada. José Manuel Jiménez, CEO de Webdox, software de gestión de contrato, explica que dependiendo la tecnología que se use, esta tendrá mayor o menor seguridad para comprobar posteriormente quién fue el que firmó dicho documento, como por ejemplo la imagen escaneada de una firma manuscrita incorporada al final de un documento electrónico o la huella digital, por mencionar algunos casos. En cuánto a su seguridad, Jiménez cuenta que existen tecnologías más seguras: “No es lo mismo utilizar un iPad y dibujar tu firma, que usar criptografía para hacer la firma simple”.

Por su parte, la FEA es aquella firma certificada por un prestador acreditado por la Entidad Acreditadora, que depende de la subsecretaría de Economía; y que cumple con ciertas características técnicas determinadas por la ley, como haber sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su control exclusivo. Esta, según Paulina Silva, directora de la Alianza Chilena de Ciberseguridad (ACC), es obligatoria sólo cuando la ley exige FEA para ciertos actos o contratos; como sucede con los instrumentos públicos electrónicos (que deben llevar la FEA del funcionario que los emite) o con los mandatos judiciales, para acreditar la representación en un juicio.

Agilizar los procesos

Su uso también permite agilizar los procesos dentro de las compañías. Francisco Guzmán, director de Claro empresas, detalla que “en los últimos meses, hemos visto una masificación de herramientas y aplicaciones que buscan optimizar procesos de gestión. Firma Digital es una de ellas. No sólo entrega la opción de preparar, firmar, validar y compartir documentos, ahorrando horas de trabajo a los equipos, sino que cuenta con una función de almacenamiento que permite crear un registro seguro para una cantidad ilimitada de archivos, suprimiendo la necesidad de respaldos físicos”.

El ejecutivo de Claro empresas apunta que, demás, “dependiendo de lo avanzado de su seguridad, ayuda a prevenir fraudes y falsificaciones al identificar de manera inequívoca a sus usuarios. Gracias a todas estas ventajas, es una innovación que contribuye a la migración tecnológica de las empresas mientras da agilidad a sus operaciones”.

“La regla general es que la firma electrónica simple y avanzada pueden usarse indistintamente para celebrar toda clase de actos y contratos”, afirma Silva. Sin embargo, agrega que todavía existen impedimentos para adoptar el uso masivo de firma electrónica, dado que hay actos y contratos que necesariamente deben celebrarse por escritura pública y otros que pudiendo celebrarse por firma electrónica, requieren realizar esa firma en presencia de un notario, con lo que se pierde la utilidad de los medios electrónicos.

En los últimos meses, la masificación de herramientas y aplicaciones que buscan optimizar procesos de gestión como la Firma Digital. Dentro de los organismos del Estado, el Gobierno Digital ha hecho uso de esta, implementando la Firma Electrónica del Estado (FirmaGob), herramienta clave en el proceso de transformación digital de los servicios públicos, ya que impulsa el término de la burocracia del papel, al permitir acabar con las firmas manuales y promover el uso de firma y documentos digitales. Carlos Gómez, jefe de la División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, dice que “mientras menos burocracia, el Estado llega más rápido y más a tiempo con las prestaciones que chilenas y chilenos requieren hoy día, sobre todo en el contexto de pandemia que vivimos”.

FirmaGob funciona internamente en 340 instituciones, permitiendo que en el último año 32 mil funcionarios realizaron más de 300 mil documentos en línea. Gómez sentencia que masificar el uso de la firma digital avanzada, tanto entre los funcionarios públicos como entre los ciudadanos, permite dar “un salto importante en la transformación digital”.

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