Guía de apps para controlar tu caja y dedicarte a tus negocios

Pendientes por pagar, pendientes por cobrar, pago de sueldos, desvinculaciones, facturas que entran y salen. El escritorio atestado de papeles y en el computador la planilla Excel que has llegado a odiar. ¿A qué hora te dedicas a lo tuyo, a consolidar tu emprendimiento?

El choque que todo negocio consigo mismo, a la hora de administrarlo y gestionarlo, es un problema recurrente cuando detrás de él no está al mando un ingeniero o ingeniera comercial. Pero carecer de esos conocimientos y habilidades no es, en absoluto, un pecado para un dueño o dueña de ese negocio.

Primer paso. El ejercicio consiste es hacer un análisis del uso de tu propio tiempo durante el día, de modo de establecer cuántas horas dedicas a hacer crecer tu negocio (aumentando las ventas, negociando con proveedores, logística o marketing) versus cuánto tiempo pasas dedicado a la administración, finanzas, impuestos, cobros, sueldos, planillas, etc. Una vez obtenido el número, vas a ver de manera meridiana el porcentaje de tiempo de trabajo que usas para una y otra cosa. Si llegaste al convencimiento de que tus horas de administración puedes convertirlas en oro, entonces sigue leyendo.

Segundo paso. Para despejarte de las tareas de tu área de administración y finanzas a objeto de focalizarte en el corazón de tu negocio, puedes tomar dos caminos: contratar personal capacitado, cuyos honorarios harán incrementar tus costos, o bien echar mano de la tecnología disponible en esa área, que tendrá un costo mucho menor. También está la tercera opción de seguir el camino intermedio de contratar un servicio de externalización.

¿Qué ofrece la tecnología a los emprendimientos? Se debe diferenciar lo que son las aplicaciones para las finanzas personales, que hay muchas soluciones, de las que han sido creadas especialmente para los negocios, con el correspondiente soporte humano incluido. Asimismo, hay respuestas intermedias que, si bien son para uso de personas y familias, bien pueden cumplir un rol facilitador para la administración de las finanzas de emprendimientos más pequeños.

Entre las especializadas, hay dos plataformas web alojadas en la nube que llaman la atención por su buena performance. Una es colombiana y la otra chilena.

Allegra Chile. Es una plataforma web (Android e IOS) que ha tenido una buena llegada en países como Colombia -donde nació- y México, y otros 33 países incluido Chile. Te ofrece mantener el control de facturas, pagos de cuentas básicas, administración de la cartera de tus clientes, con una variedad amplia para clasificar egresos e ingresos. En el mercado llevan funcionando desde 2012, de la mano de sus creadores Santiago Villegas y Jorge Soto.

Pepper Chile. Plataforma web alojada en la nube que permita hacer proyección de caja de corto plazo a los negocios, de un modo rápido, automático, que permite saber si en tres semanas más se tiene la liquidez para pagar los sueldos, facturas o si tiene que hacer una cobranza o negociar con un proveedor. Pepper es una solución a la que llegó el ingeniero comercial Gabriel Vergara, dueño de Smart CFO, junto a Pablo Cifuentes y un equipo de programadores.

Vergara dice que “el problema para muchas pymes es el punto crítico de que no existía una planificación de la caja en el corto plazo. Pierden mucho tiempo en armar ese número. Y eso es lo que hemos automatizado”.

De hecho -sostiene- “Pepper está conectada a los bancos chilenos, por lo tanto se visualizan los saldos y las líneas de crédito disponibles; y por otro lado, todas las factoras por cobrar y por pagar, todo mostrado de manera automática; además de poder ingresar una sola vez las obligaciones recurrentes (arriendo en UF, sueldos) de modo tal que se observa en todo momento cuál es el ahora y la proyección de las finanzas”.

Dentro de las soluciones intermedias, que son personales, pero con posible uso para negocios, entre otras, están las siguientes:

Toshl Finanzas. Esta plataforma vincula las cuentas financieras e introduce los gastos de manera rápida y sencillas. Su objetivo es facilitar la vida para centrarse en los objetivos de cada cual. Su equipo comenzó en Eslovenia, luego en Londres, y ahora se instalaron en San Francisco, Estados Unidos.

Gastos Diarios. Es una aplicación para organizar gastos e ingresos de manera cotidiana. Registra por fecha los movimientos, revisa los totales diarios, mensuales o anuales en sus reportes. Es gratis gratuita, pero solo para Android. Puedes usarla para tu emprendimiento de manera segura.

Money Manager Ex. Es un software de finanzas personales gratuito, de código abierto, multiplataforma y fácil de usar. Ayuda a organizar las finanzas y hace un seguimiento de dónde, cuándo y cómo van las finanzas el dinero. Se puede obtener una vista panorámica y gráficas de los datos para estar al día con la actividad financiera de manera eficiente. Especial para llevar el pulso financiero de emprendedores.

Money Wise. Fue nombrada la mejor aplicación de seguimiento del gasto para Android por LifeHacker en 2012. Con esta aplicación potente y a la vez fácil de usar, se pueden filtrar y buscar gastos por días, categorías y cuentas. Su objetivo es que puedas ver de manera gráfica si estás cumpliendo tu objetivo de gastos. Es gratis y también posee una versión de pago con más características.

Monefy. Una de las principales características de esta aplicación para finanzas personas es que puede sincronizarse de forma segura con su propia cuenta de Google Drive o Dropbox, el uso de varias cuentas, así como tomar el control de los pagos recurrentes para llevar las cuentas claras.