Oficinas tecnologizadas: cómo cambió el lugar de trabajo

Desde telepresencia, automatización de procesos y monitoreo a distancia de distintas instalaciones son algunas de las alternativas que ofrece el mercado actualmente.


La automatización de algunos procesos y el teletrabajo son parte de las medidas que surgieron durante la pandemia, y que fueron instalándose con fuerza en las distintas empresas. Ahora, con el retorno paulatino de los colaboradores a sus puestos de trabajo, la oficina física se tuvo que adaptar a las nuevas necesidades y tomar en cuenta, por ejemplo, el distanciamiento físico y los aforos para así reducir también los riesgos de contagio al interior de las organizaciones. A la posibilidad de realizar los deberes de forma remota, hay quienes sumaron la telepresencia, la reducción del tamaño de las sucursales y así una nueva ola de tendencias que viene a reformar la idea de cómo debe ser una oficina hoy en día.

Y es que no existen dudas en que la pandemia cambió para siempre la forma en que los usuarios realizan sus deberes. No solo por la emergencia sanitaria en sí y los cambios forzosos que se impulsaron debido al contexto, sino también porque, al estar los colaboradores desde casa o incluso algunas empresas con sus operaciones detenidas, las mismas firmas optaron por experimentar por nuevas medidas al interior de sus principales sedes. Nuevas instalaciones, salas especializadas, redistribución de las que ya tenían, entre otras. Y todo eso fue necesario.

En el caso de Microsoft, por ejemplo, Francisca Arenas, Directora de Marketing y Operaciones de Microsoft Chile, plantea que la misma cultura de trabajo de la compañía les permitió rápidamente trabajar de forma remota en cuanto el Gobierno comenzó a pedirlo para cuidarse entre todos. Hoy día vuelven a sus oficinas con cuidados, respetando aforos y distancias, con varios de sus colaboradores trabajando desde casa, y con la posibilidad de trabajar en oficina o desde su mismo hogar sin ninguna limitancia. Eso sí, quienes escojan asistir presencialmente deben hacer su chequeo online de salud, contar con el pase de movilidad, usar en todo momento la mascarilla y seguir las instrucciones aforo indicada en las distintas salas.

“El desafío más importante fue mantenernos motivados, entusiasmados con nuestro trabajo, evitar el ‘burnout’, cortar con la inercia de la virtualidad. Todo este proceso, nos llevó a crear espacios para la desconexión, proponer pausas entre reuniones, generar mayores encuentros de distensión desde la virtualidad y otorgar mayores beneficios para el bienestar de nuestros colaboradores (desde regalos hasta sesiones de kinesiología, mindfulness, entre otras)”, dice la ejecutiva.

Eso sí, Arenas dice no existirá un modelo único de trabajo. Evidentemente, las fórmulas dependerán del sector al que pertenezca determinada firma. “La realidad de cada compañía primará en este sentido, porque hay empresas que necesidad de una presencialidad total para operar y otras, como es en nuestro caso, podemos navegar por modelos remotos, híbridos y presenciales”, señala.

La llegada de las tecnologías al mundo laboral es una medida sin retorno. Si ya previo a la pandemia era un camino que progresivamente se iba construyendo y tomando como un salvavidas para continuar con la productividad al interior de las empresas, hoy es una realidad que las compañías deben abrazar y acomodarse de acuerdo a las nuevas necesidades de los trabajadores.

De hecho, precisa Arenas, en su Índice de Tendencias Laborales que realizan al interior de Microsoft y que responden colaboradores alrededor de todo el mundo fue actualizado hace dos meses con el objetivo de conocer las implicancias que tuvo el trabajo remoto en estos últimos dos años y las proyecciones que pueden realizarse con respecto a las modalidades híbridas.

De acuerdo a su investigación, el 59% de los empleados tiene pensado seguir trabajando desde su hogar para tener un mejor balance entre la vida laboral y la personal. A esto se suma que un 48% planea asistir presencialmente entre tres y cuatro veces por semana a la oficina.

A pesar de las modalidades híbridas o telemáticas, los directivos planean pasar más tiempo en la oficina que los colaboradores que se encuentran en puestos no directivos (45%, contra un 39%). Eso sí, el 97% de los afirmó que se sienten apoyados por los líderes, de acuerdo con el estilo de trabajo que asuman, sea presencial, remoto o híbrido.

Presencia remota

El trabajo remoto se instaló sin duda en las diversas empresas. Y con los modelos híbridos, colaboradores y jefaturas, han tenido que, en instancias, distribuir su asistencia presencial en las oficinas. Pero no por eso se ha reducida su actividad telemática. Por ejemplo, aunque un trabajador no asista a su puesto, debe sí poder contar con los medios y herramientas para tener reuniones virtuales, con cámara y audio. Y lo mismo sucede en el caso de sus superiores que, estando en su despacho, debe ser capaz de realizar una junta telemática con otros funcionarios.

Ante estas necesidades han surgido, por ejemplo, soluciones de telepresencia y que apuntan justamente a dotar a los espacios privados de las empresas con herramientas para que los funcionarios las utilicen en la presencia remota. Salas especiales acondicionadas, con pantallas de alta definición, audio y micrófonos distribuidos para acercar el contacto humano versus al digital, entre otras cosas. (Acá va cuña de Francisco Guzmán al respecto)

Centralizar y descentralizar

Uno de los ejemplos más relevantes y que se implementaron durante el periodo de pandemia, mas no debido a esta, es el del Centro Integrado de Operaciones Estratégico (CIO-E) de Codelco, que opera como el cerebro central y que coordinará y gestionará la información de los centros que la estatal ha instalado en sus principales operaciones en el país.

De acuerdo a Álvaro García, vicepresidente de Tecnología y Automatización de Procesos de Negocio, la implementación de este nuevo sistema es solo un paso más en lo que respecta a al reestructuración y tecnologización de la corporación y aceleró la transformación digital que iniciaron ya en 2019. “Los avances que ya habíamos iniciado en la automatización de áreas productivas, optimización de carreteras de la información y aplicación de analítica avanzada, representaron una posición ventajosa para enfrentar la crisis sanitaria, resguardar la vida de las personas y seguir operando para aportar al país en momentos de máxima necesidad”, acota el ejecutivo.

En cuanto al punto de vista de cultura digital, García dice que “esta situación -la instalada por el Covid-19- empujó muchísimo el avance de nuestra transformación, ya que la resistencia natural que existe a usar y cambiar a modo digital desapareció, contribuyendo a la transformación digital que impulsa con fuerza nuestra corporación y ya está integrada”.

Además, Patricio Vergara, vicepresidente de Recursos Mineros de la firma, dice que la tecnología está brindando mejoras sustanciales en el trabajo realizado por Codelco. Este centro concentra la base de datos de cada una de las divisiones, constituyéndose en el centro neurálgico de la Corporación, donde confluye la información desde todas las divisiones, desde todos sus centros tácticos y que genera, en su conjunto, una plataforma de desarrollo para poder identificar las mejoras que se pueden implementar en sus diversas operaciones. “Este es un ejemplo de la minería del futuro”, asegura.

En el Centro Integrado de Operaciones Estratégico (CIO-E) de Codelco, la compañía concentra la base de datos de cada una de sus divisiones y se constituye como el centro neurálgico de la corporación. Puede monitorear y procesar, desde Santiago, las operaciones en regiones.

Pero la tecnología al interior de las sedes de las distintas compañías no lo es todo. El distanciamiento físico llevó a promover distintos cambios, y eso no es debatible, pero también forzó a la población a mantenerse en sus hogares. En BancoEstado, por ejemplo, próximamente podrán optar a opciones de teletrabajo como medida que se instalará en las políticas de la institución. “Y entendemos que es un proceso paulatino de adopción y de aprendizaje, y hemos desplegado información y educación con el fin de ir avanzando, apalancando a una serie de desarrollos tecnológicos”, apunta César Naranjo, gerente de gestión de personas y desarrollo organizacional de la compañía. Y han estado habilitando distintas opciones de trabajo remoto, a través de modalidades permanentes o híbridas.

Más allá del trabajo para la oficina, entendiendo el contexto de pandemia y lo complicados que pueden ser ciertos trámites debido a la emergencia sanitaria, la institución optó también por instalar módulos y sucursales de autoatención en zonas más aisladas y en las que los usuarios debiesen trasladarse para asistir a una sede física del banco. Por ejemplo, en el plan “Conecta Banco Estado, la firma confirmó la instalación de tótems de atención remota, en lo cuales los ciudadanos podrán atenderse con un ejecutivo a la distancia y que les acercaría los servicios de la estatal hacia las comunidades, dando un paso más allá al cómo la “oficina virtual” se transforma y se aproxima a salir de los edificios físicos.

En los módulos de autoatención de BancoEstado, los usuarios pueden recibir asistencia en una oficina virtual, con la posibilidad de realizar unos 155 trámites y con contacto a un ejecutivo a través de videollamada. Están orientadas a comunas remotas, de las que gran parte no tiene presencia bancaria alguna.

El banco, indica Marcelo Hiriart, gerente de la división comercial minorista de BancoEstado, permanentemente se encuentra innovando tecnológicamente para así entregar más y mejores opciones de atención a los usuarios. Con este modelo de autoservicio, afirma, pueden llegar a 73 comunas, de las cuales 69 no tienen presencia bancaria alguna.

“Eso es parte fundamental de nuestro rol social como banco público, acercando a los chilenos a servicios bancarios que eran complejos de acceder por lejanía y conectividad”, asegura el ejecutivo. Con esta nueva modalidad, que lanzaron hace unas semanas, permiten digitalizar y facilitar el acceso a los servicios financieros y se podrán realizar unas 155 operaciones a distancia en un tótem y comunicarse por videollamada a través del mismo. Consultas de saldo y cartolas, productos, cambios de clave, bloqueo y desbloqueo de tarjetas, entre otras, son algunas de las posibilidades.

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