Despapeliza: el papel del trabajo a la trituradora

Aunque la digitalización está cada vez más desarrollada en Chile, muchos de estos procesos tienen por detrás papel; hojas y hojas archivadas en bodegas que sirven como registro de distintas actividades laborales. Es aquí donde Nicolás Gacele y sus colegas identificaron una oportunidad para formar la startup Despapeliza, neologismo usado para promover la desaparición definitiva del papel en el lugar de trabajo.

La empresa nació a principios de 2018, entre colegas que trabajaban la digitalización. Unidades como recursos humanos, administración y finanzas o de procesos con contratistas y proveedores usan documentos para prácticamente todas sus acciones, por lo que muchas veces destinan recursos exclusivamente a la gestión del papel.

Es ahí donde Despapeliza identificó la oportunidad de reemplazar toda la documentación con firmas electrónicas y custodia digital, que puede llegar a ser 10 veces más barato que la gestión en papel, según estimaciones de Gacele, uno de los cofundadores del startup. “Gastas menos en cuanto al costo de impresión, de la tinta, la custodia y sobre todo el tiempo que le ahorras a las personas. Queremos transmitir que vas a liberar a tu personal de las tareas burocráticas que hay en torno a la documentación”, explica.

Aunque el mercado existe desde que se promulgó la Ley del documento electrónico, en 2002, según Gacele recién se empezó a masificar hace tres años, cuando la tecnología de firma digital se volvió amigable a los usuarios mediante hitos como la factura electrónica obligatoria, el permiso de circulación digital y otros documentos que hacen que el mercado se familiarice con su actividad.

”Nuestro mayor desafío fue mostrar el valor de adquirir estas tecnologías, sobre todo en poder transmitir que la información está más segura en plataformas digitales que en papel. Creo que ese desafío lo superamos al encontrar clientes que tenían dolores severos en distintos departamentos y les dimos soluciones”, señala el cofundador de Despapeliza.

Uno de esos departamentos es el de recursos humanos, que puede llegar a tener miles de colaboradores y un desorden de documentos significativo que incluso puede significar multas por parte de la Dirección del trabajo, que solicita contratos, anexos, liquidaciones y comprobantes de vacaciones. Todos estos documentos Despapeliza los puede hacer en digital. “Si se tiene que firmar un contrato de trabajo de forma presencial, se firma en una tablet, como si fuese papel, pero con algunas características técnicas que te dan garantía de que estás firmando un documento en forma electrónica”, explica Gacele.

Sin embargo, la despapelización no es exclusiva del departamento de recursos humanos. “Soy transversal en las empresas. Trabajo con administración y finanzas, con fiscalía, con áreas de operaciones; con una misma solución, pero adaptada a los procesos de cada unidad”, explica Gacele. “Me integro con prácticamente todos los softwares de remuneraciones del mercado, y eso me hace muy flexible. Me da lo mismo las plataformas que él use, yo me puedo integrar a él”, agrega.

El director ejecutivo de la startup, Rodrigo Mortara, sugiere que es un error pensar que en todas las empresas donde hay más papel es en el área de recursos humanos, pues esto depende del tipo negocio.  Áreas como la comercial o de operaciones pueden acumular tanto o más papel que recursos humanos.

Grupo Alcansa, empresa de capital humano, pasó toda su área de recursos humanos a lo digital con Despapeliza a comienzos de 2018. Sus gerentes señalan que tenían alrededor de 5.000 personas que traspasaban a otras empresas como outsoursing, por lo que acumulaban una gran cantidad de anexos y contratos. “Queríamos tener mayor control con respecto a todos los contratos que hacíamos con la gente”, señala uno de los gerentes de Grupo de Alcansa.

Desde la empresa evalúan positivamente el trabajo con Despapeliza, pues consideran que se acopla bien a sus necesidades y permite que incluso sus clientes se vean beneficiados, pues no es necesario reunirse de forma presencial entre trabajadores y contratistas. “Hoy en día con muchos de nuestros clientes trabajamos a distancia, a lo largo de todo chile. Despapeliza nos ha permitido tener información en línea para nuestros colaboradores y nuestros clientes”, agrega otra de sus gerentes.

Despapeliza está acreditada por la Dirección del trabajo para elaborar carpetas electrónicas de los colaboradores, hacer finiquitos labores electrónicos ante notario y soluciones de desmaterialización, para tomar el papel, digitalizarlo, obtener fe de un notario de que es una copia fiel del físico y triturar las hojas.

”No representamos una inversión para los clientes, porque ellos ya gastan plata en hacer esta misma gestión. Los clientes ya hacen esto, de alguno u otra forma, pero en papel. Cuando te pasas a digital, obtienes más trazabilidad y control. Tus documentos no se te perdieron más”, asegura Gacele.