En una medida que podría marcar un antes y un después en la fiscalización del sector público, la Contraloría General de la República emitió este martes un oficio que obliga a todos los órganos de la Administración del Estado, incluidos municipios y servicios descentralizados, a reemplazar los actuales sistemas manuales de control de asistencia -como libros de papel- por mecanismos electrónicos modernos y verificables.

El instructivo, firmado por la contralora Dorothy Pérez, establece que los registros en formato físico no cumplen con los estándares de integridad, veracidad y confiabilidad exigidos por la legislación vigente. En consecuencia, no serán considerados válidos para justificar el pago de remuneraciones ni para efectos de control administrativo.

Sistemas obsoletos e inseguros

El oficio sostiene que los libros de asistencia y otros sistemas en papel presentan debilidades graves, como errores, omisiones, adulteraciones y anotaciones fraudulentas, detectadas reiteradamente por la Contraloría en diversas fiscalizaciones.

“No constituyen un método de control idóneo que permita asegurar la veracidad de los datos y el correcto uso de los fondos públicos”, advierte el documento.

En virtud del principio de eficiencia y servicialidad del Estado -establecido en la Constitución y la Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado (Ley N° 18.575)-, el ente fiscalizador instruyó que se actualicen los sistemas de registro y se incorporen herramientas tecnológicas como tarjetas electrónicas, sistemas biométricos (huella o reconocimiento facial), softwares en línea o aplicaciones móviles, adaptadas a las funciones y características de cada servicio.

Impacto directo en municipios y regiones

La instrucción tiene especial impacto en municipalidades y gobiernos regionales, donde el uso de libros físicos aún es ampliamente común, pese a las advertencias previas de la Contraloría.

El nuevo oficio establece que la implementación de estos sistemas tecnológicos debe ser informada formalmente en un plazo de 20 días hábiles mediante la Ventanilla Única del sistema SIAD (Sistema de Inspección de Acciones Derivadas).

Aquellos organismos que aún no cuenten con sistemas tecnológicos deberán informar el cronograma de implementación, el cual no podrá extenderse más allá del primer semestre de 2026, salvo casos debidamente justificados por falta de presupuesto.

El documento también aclara que, en casos excepcionales y debidamente fundamentados mediante acto administrativo, se podrá aplicar un sistema distinto dentro del mismo organismo para determinados funcionarios, pero nunca basándose únicamente en la jerarquía del cargo, para no vulnerar el principio de igualdad ante la ley.

Una respuesta a la presión ciudadana

La medida surge en un contexto de creciente presión social y mediática tras revelaciones de uso indebido de licencias médicas, ausencias injustificadas y debilidad en los controles de asistencia, especialmente en el sector público.

Diversas auditorías de la Contraloría han demostrado que muchos municipios y servicios aún operan con métodos manuales que facilitan prácticas irregulares y dificultan la rendición de cuentas.

Con esta decisión, el órgano fiscalizador busca estandarizar y profesionalizar los mecanismos de control horario en el Estado, evitando vacíos normativos y asegurando que los fondos públicos se asignen de forma transparente y en concordancia con la presencia efectiva de los trabajadores.

La instrucción se distribuyó a todos los ministerios, subsecretarías, servicios públicos, gobiernos regionales, municipalidades y unidades internas de la propia Contraloría, marcando un hito en el avance hacia una administración pública más moderna, eficiente y fiscalizable.