Microsoft Teams: qué es, cómo funciona y para qué sirve

Microsoft Teams es la aplicación que más rápido ha crecido en la historia de Microsoft. Una plataforma donde hay chat, reuniones, notas y adjuntos, integrado en la suite de Office 365, que se ha convertido especialmente en estos tiempos de pandemia en una infaltable para las empresas que están en modo teletrabajo, debido a su orientación colaborativa, a que es rápida para comunicarse entre los trabajadores y a que tiene en línea proyectos, documentos y otros trabajos, debido a que el equipo puede trabajar, en tiempo real, utilizando una interfaz estilo chat estés donde estés.

Teams se lanzó en 2016 e, incluso antes de cumplir un año, Microsoft anunció que la plataforma reemplazaría Skype for Business. Además, todos los desarrollos en inteligencia artificial, machine learning y servicios cognitivos y colaborativos se han ido a esta plataforma.

Al contrario de otras plataformas, no está pensada para comunicarse con familiares y amigos, sino que proporciona una plataforma idónea para las empresas, permitiendo videoconferencias, conversaciones en tiempo real e intercambio y edición de documentos. Se puede dividir en cinco bloques:

• Equipo: un edificio virtual donde todos los miembros invitados entran para colaborar.
• Canal: una sala individual dentro del edificio, que puede estar abierta a todos los miembros del equipo o solo por invitación. Los administradores pueden crear así muchas salas con temas específicos, como por ejemplo, por departamentos de gerencia, comunicación y contabilidad, o también por nombre de proyectos.
• Pestañas de canales: permite anclar publicaciones, archivos y aplicaciones en el canal que mires. Un canal puede tener pestañas diferentes de otro.
• Flujo de actividad: centraliza todos los canales en un hilo en el que se pueden atender menciones, respuestas y otras notificaciones asociadas con los canales que frecuentes.
• Chat: chats privados con otros miembros del equipo, en línea

Microsoft Teams tiene más ventajas que Slack, la plataforma que le compite en estas lides. Pero si se te hace necesaria una aplicación que opere junto a Microsoft 365, evidentemente Teams es una mejor opción. En Teams puedes consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y archivos de Excel en tiempo real.

Intregración empresarial

Otra arista importante de Teams es que puedes estar trabajando de modo remoto o en reuniones con gente que habla otro idioma. ¿Cómo? Cuando aparece un comentario en un canal que no es tu idioma, basta con hacer clic en el icono Más opciones al lado del comentario y seleccionar Traducir en el menú desplegable. Teams tiene 44 idiomas disponibles.

Si tienes que escribir un mensaje, encontrarás herramientas como establecer el tamaño de fuente, crear una lista de viñetas, establecer un asunto específico o usar un resaltado. También se puede marcar un mensaje como una nueva conversación , fijar respuestas para ti y los moderadores y publicar el mensaje en varios canales.

En caso de necesitar hacer reuniones, puedes pasar al instante de un chat grupal a una videoconferencia solo con tocar un botón. Los equipos de 10 o 10,000 personas se pueden reunir en un mismo lugar, independientemente de en cuántos lugares se encuentren.

Para poder utilizar Microsoft Teams es necesario una cuenta de Office 365 con un plan de licencia adecuado. Los planes que incluyen Microsoft Teams son: Office 365 Educación, Business Essentials, Business Premium y Enterprise E1, E3 y E5. Pero en Chile, Claro empresas lo tiene incluido dentro de su pack de Smart Working, que está promocionando por estos días.

“Microsoft Teams es una herramienta clave si se busca desarrollar el concepto de Smart Working –que apunta a un equilibrio entre la productividad y eficiencia– al interior de una organización”, dice Francisco Guzmán, director de Claro empresas. “A través de un modelo que integra trabajo a distancia, colaboración, comunicación y nuevas tecnologías, hace que estas labores sean mucho más eficientes, sobre todo dado el contexto en que nos encontramos”, añade el ejecutivo.

Una de las grandes ventajas, añade Guzmán, es que esta plataforma está basada en la nube, “permitiendo acceder a documentos, reuniones, equipos o servicios de mensajería e integración de aplicaciones en un mismo espacio. Además, puede incorporar cualquier aplicación de Office 365, permitiendo, por ejemplo, que los usuarios de manera simultánea puedan ver un mismo documento de Word, Excel o PowerPoint, mientras se comunican en torno al contenido, sin tener que salir del espacio de trabajo para abrir las distintas aplicaciones, todo con el objetivo de tener un ecosistema de trabajo optimizado”.