Los ejecutivos pierden un codiciado símbolo de estatus: sus asistentes

Valerie Balensiefen recuerda la directiva que recibió de un antiguo jefe en su primer día como su asistente ejecutiva en 2019: había sido contratada para apoyarlo a él, y solo a él. Si otros intentaban robarle tiempo, debía decirles que se las arreglaran solos.

Un par de años después, cuenta, la empresa tecnológica en la que trabajaba en el área de Dallas le asignó un segundo ejecutivo. En enero, su puesto fue eliminado. La semana pasada empezó un nuevo trabajo como asistente de cinco directivos de otra empresa.

Balensiefen, de 38 años, dice que entiende por qué las filas de los asistentes ejecutivos han ido disminuyendo durante décadas. Los programas informáticos pueden automatizar muchas tareas administrativas, y la gestión de oficinas es menos intensiva en la era híbrida.

Aun así, eso no significa que los egos de los ejecutivos no se resientan cuando se les quita la administración.

“Es una cuestión de orgullo”, comentó. “La mayoría de la gente puede manejar las cosas por sí misma. Sólo que no quieren”, añadió.

Un asistente a tiempo completo ha sido durante mucho tiempo una marca de importancia, una señal para los demás de que el tiempo de un ejecutivo requiere un guardián y es demasiado valioso para dedicarlo a gestionar un calendario o, válgame el cielo, a rellenar un informe de gastos. Pero con aplicaciones como Calendly para reservar citas y ChatGPT para redactar mensajes mediante inteligencia artificial -además de las restricciones presupuestarias en medio de los temores de recesión-, muchas empresas están diciendo a sus ejecutivos que compartan asistentes o prescindan de ellos.

Los grandes bancos y empresas de servicios profesionales han recortado puestos administrativos en los últimos años, a veces por consejo de consultores. Ahora, McKinsey & Co, una de las mayores consultoras, va a despedir a unas 2.000 personas en los próximos meses, algunas de ellas en puestos de apoyo.

Cualquiera que haya sido despedido alguna vez puede reírse ante la perspectiva de que los socios de una gran consultora vayan a buscar su propio café y manejen a tientas cualquier aplicación que reserve la sala de conferencias, aunque no está claro cuántos asistentes y administradores formarán parte de la reducción de personal. McKinsey no ha querido dar más detalles.

“La ventaja de tener una persona de apoyo administrativo totalmente dedicada es muy rara en estos días”, dice Jerry Maginnis, asesor senior de Centri Business Consulting y exsocio gerente de la oficina de KPMG en Filadelfia. “Incluso los socios comparten”, señala.

De 2000 a 2021, el número de secretarias ejecutivas y asistentes administrativos ejecutivos se desplomó un 63%, hasta 508.000, según la Oficina de Estadísticas Laborales, que prevé otro descenso del 20% para 2031.

Maginnis afirmó que los jóvenes profesionales tienen más conocimientos tecnológicos y son más autosuficientes que sus predecesores, y las empresas suelen estar contentas de que sigan encargándose de sus pequeñas tareas a medida que avanzan. Algunos ejecutivos emergentes dicen que les gusta la sensación de control y privacidad, ya que tener un asistente puede significar compartir mucha información personal. Los CEO de startups suelen trabajar sin asistentes para demostrar que son humildes y que saben dirigir operaciones ajustadas.

Por su parte, Matt Johnston, director ejecutivo de la empresa de software GitKraken, de Scottsdale (Arizona), indica que él mismo reserva sus citas y viajes, y también sus gastos. Espera que el resto de su equipo ejecutivo haga lo mismo, incluso cuando la empresa ha crecido hasta tener más de 100 empleados y ser rentable.

“Siempre prefiero invertir en el próximo ingeniero, persona de apoyo o cliente, que en un asistente”, comenta Johnston, y agrega que la empresa emplea a un director de oficina para algunas tareas administrativas.

Otros plantean que trabajan mejor con la ayuda de un asistente.

Moritz Plassnig, que trabaja en Boulder (Colorado) como jefe de producto de la empresa de ciberseguridad Immuta, tenía un asistente cuando fundó una empresa anterior, que luego vendió. Ahora ya no. No le importa llevar su propia agenda, pero espera emprender otro negocio algún día y dice que está deseando volver a tener un asistente, idealmente un jefe de personal que le conozca lo suficiente como para funcionar como un segundo cerebro.

Los que nunca han tenido asistentes no saben lo que se pierden, pero los que han amado y perdido el apoyo de los administradores pueden encontrar doloroso el cambio.

“Si hace 25 años acudías a un bufete de 600 abogados, cada uno tenía su propio asistente, si no dos, y ahora no tienes necesariamente a alguien que conteste al teléfono”, explica Charlie Cain, director gerente y vicepresidente ejecutivo de la empresa de colocación administrativa Beacon Hill Associates. Los abogados rara vez contestan el teléfono, bromea. “Así que, ¿quién necesita a alguien que lo conteste?”, apunta.

¿No era la apariencia de estar demasiado ocupado o ser demasiado importante para tomar la llamada, parte de la diversión de que la contestara otra persona? Alexa, Siri y Cortana atestiguan la alegría que produce delegar en un asistente, independientemente de si es necesario o real. En TikTok abundan las historias de personas que afirman haber conseguido reservas exclusivas en restaurantes o subidas de clase en aerolíneas fingiendo tener asistentes, inflando así la percepción que los demás tienen de su estatus.

Los reclutadores de ejecutivos afirman que los altos cargos de las grandes empresas pueden seguir asumiendo que tendrán sus propios asistentes. Por el momento.

“Podría ver cómo esto se convierte en un tema candente entre los candidatos”, dice Ash Wendt, presidente de Cowen Partners Executive Search. “Es algo a tener en cuenta”, indica.

Bo Burch, director ejecutivo de Human Capital Solutions, cree que el deseo de tener un asistente es más práctico que egoísta para los líderes que recluta. El tiempo dedicado a tareas administrativas podría emplearse mejor en planificación estratégica, plantean, o podrían verse tan inundados de llamadas y correos electrónicos que perdieran el control de sus comunicaciones.

Burch atribuye a su propio asistente el mérito de mantenerle al tanto de los mensajes que exigen una pronta atención.

“Sin un asistente que gestione las comunicaciones y programe las reuniones importantes, un ejecutivo se hundirá y perderá su credibilidad”, afirmó Burch.

Los buenos asistentes pueden prolongar el mandato de los directivos manteniéndolos frescos, añade Angel Walsh, de 30 años, que está haciendo entrevistas para puestos de asistente de dirección en la zona de Detroit después de que su puesto en una empresa anterior fuera eliminado el mes pasado. Sostiene que las empresas que intentan ahorrar dinero despidiendo a asistentes pueden arrepentirse de su decisión si pierden a ejecutivos fuertes por agotamiento.

“Que te corten la mano derecha de repente es un shock”, concluyó.